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タイムカード計算を効率的に!おすすめツールと計算のコツを伝授!

2018.05.26

勤怠管理必須ツールのタイムカードですが、毎月の集計作業が厄介で時間もかかり、人件費や勤務の状況などをリアルタイムに把握できないなど、問題は多くあります。そこで今回は、効率的なタイムカードの計算やおすすめツールや計算方法をご紹介します!

  1. 1.タイムカード計算の1つ目の課題<集計>
  2. 2.タイムカード計算の2つ目の課題<不正打刻>
  3. 3.タイムカード計算の3つ目の課題<在宅勤務>
  4. 4.タイムカード計算の4つ目の課題<不正確>
  5. 勤怠管理システムのサービス
  6. 勤怠管理のシステムを導入すべき3つの理由
  7. 勤怠管理システム導入効果
  8. タイムカードで計算しなくても時間の集計は自分でできる!
  9. フリーのwebサイトを使ってタイムカードではなく自動計算
  10. excelのテンプレート欄を活用するコツ
  11. タイムカード計算がラクラク!おすすめのツール【MAIDO TIMECARD】
  12. 【便利ツールな理由1】タイムカード計算がスムーズ!
  13. 【便利ツールな理由2】勤務履歴がわかりやすい!
  14. 【便利ツールな理由3】シフト作成・閲覧がラクラク!
  15. 【便利ツールな理由4】打刻が給料に反映される!
  16. 【便利ツールな理由5】コストを削減できる!
  17. タイムカード不要!おすすめのツール【ちゃっかり勤太くん】
  18. 打ち忘れと作業負荷を削減できるコツ!
  19. おすすめのツールを使って効率に良い計算をしよう!
引用: https://encrypted-tbn1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcT364zPLWJk28e592m4PGi20SdH2c8_HDNQN0LCUm5TCbMQqUqmrw
集計が効率的ではないので時間がかかってしまいます。時間がかかることはもちろん、有給管理を別にするなどの手間がかかります。
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不正打刻は起きていないと思いますが、タイムカードは代理打刻がしやすいため、不正打刻を心配する企業も少なくはありません。
引用: https://encrypted-tbn3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQWrG5XxEbfQujSpWtlreIIRBqGhwcxwc840HeaupSKDwBOKdTFdQmWCQhu0g
在宅勤務などの勤務体系が多くなってきているため、把握が増々困難な状況になっています。
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勤務の状況をすぐに把握できないため、勤務管理の担当者の急な退職や異動により、給与の計算に遅れが生じることがあります。
タイムカードの管理が効率的ではなく、さらに正確さにも課題があるんです。
引用: https://encrypted-tbn3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcRtM_4LMz6QRn1IZ_zv0wyce5qjdx--8re90dO44ATjZpOYjmDVKau7YiaXkA
勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤・欠勤・残業などの勤務状況を自動的に集計することによって、業務効率化が図れるサービスを提供することです。今までのアナログ管理で生じていた転記・計算ミスや労働時間の虚偽申告などの問題解消にも効果が期待されています。
引用: https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQlyrOGQbdKob9EVMJ4YJ-L6SgslW_6nmK0ywfOeWVvJnlKPQa7_5X6o_i7
最近主流となっているクラウド型の勤怠管理システムのサービスの多くは、事業所を抱える大企業の集中管理を可能とし、さらにスマホやタブレットでの打刻を可能とすることで、様々な勤務形態にも対応できるようになりました。今までそうしたクラウド型は、価格が高く大企業向けという印象があった中で、今では劇的に安価になり、中には完全フリーで使える勤怠管理システムまで現れています。
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『うちの規模では勤怠管理システムを導入するのはまだ早い』と思っていませんか?しかし、ある調査によると導入済みの企業はすでに6割以上、検討中を合わせれば7割以上にも達するそうです。考えられるのは、効率的ではないことなど、タイムカード管理の課題解決を望む企業が多いためです。
また、以前と比べて高額だった勤怠管理システムがお手頃に導入できるようになったという点も理由の1つです。その他にも、下記のような理由で勤怠管理のシステム化が進んでいるようです。
理由1.タイムカードの管理には効率的ではないのでコスト増の要因に。
理由2.不正打刻の防止をはじめ、多彩な打刻方法から選べる。
理由3.導入しやすいクラウド型が主流に。
引用: https://pro.foto.ne.jp/free/img/images_big/wmn0142-001.jpg
【導入前】Excelに労働時間を入力し、雇用形態ごとに異なる方法で集計していたため、時間がかかって集計ミスも発生します。シフト表と実勤務時間の照合にも手間がかかります。
【導入後】正確な時間管理ができるようになり、本社でも店舗でもリアルタイムで残業時間が確認可能になります。勤怠・シフト・休暇の管理が行えるようになり、リアルタイムに閲覧できます。
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実は、タイムカードやタイムコードが無くても時間集計は自分でもできます。コツさえ掴めば、すぐにできるようになる計算方法もご説明します。
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勤務時間・勤務開始時刻・休憩時刻・退社時刻を入力すれば、どれだけの勤務時間・残業時間があったか、また遅刻の有無を計算することができます。自動で勤務時間を計算してくれるサイトは、『human value tool』『keisan 生活や実務に役立つサイト CASIO』です。
引用: https://encrypted-tbn2.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcRxILOR1c6CSjT-HSpSY3a-MlwKDvAzKi-L6QclasrWmBmI6JsBwg
サイトでわざわざ計算するのが面倒な際、excelのテンプレートをあらかじめパソコンの中にダウンロードしておきます。そして、入力項目に沿って勤務開始時刻・休憩時刻・退社時刻を入力すればexcelが勤務時間を集計してくれます。月末になれば、その集計結果をもとにタイムカードと照らし合わせれば正確な勤務時間が集計できます。
この方法は自分の手元にバックアップデータを残すことができるため、万が一の事態が発生しても書き直しや紛失を心配しなくても大丈夫です。
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ICカードアプリがあれば、MAIDO SYSTEMに登録するだけで利用を開始できます!
引用: https://lh3.googleusercontent.com/proxy/iJPXkS65iFw5wCoRB8xm8Q6cp-osrQNzOtNmHb7CQq59-M0tkwv1us1aw10Bmd_fQcK7kthnAB7ECLg68P36elkLWUlai7zDYz-sOVSiN-Bow_o5BRatI-hTlr1RJcYB_X8=w365-h300-nc
タイムカードアプリといった"手持ちの携帯電話や、交通系ICカードをICカードリーダーにかざすだけで、タイムカードの打刻はもちろん、本部通達や回覧板の確認が簡単にできるもの"があり、そのタイムカードアプリはMAIDO SYSTEMのスタンダード機能に含まれているので、追加の費用も一切ありません。もちろん、無料期間中もご利用可能です。
引用: https://lh3.googleusercontent.com/proxy/QD5spcWn2r8qIEbpZsV3o2C3bdxyy6V26B8G6hJDbNKYZaoOq4aYH1HiDBIkTPfA6aK4Uf3amFP_aOuAvpjjV9jKVkwnOXb6mQ5tokZ5MuzFQxs=w393-h374-nc
打刻方法も選べて、さらにこのタイムカードをもとに給料明細の自動計算へと直結します。『かんたんweb打刻』と『交通系ICカードなどで不正防止のアプリ打刻』!
webだと『出勤』というボタンをワンクリックします。アプリだとICカードや携帯をかざすだけです。
引用: http://www.maido-system.net/run/timecard/images/reason4.png
タイムカードをもとにした勤務の履歴は、表でいつでも確認することができます。イレギュラーな勤務があった場合でもひと目でわかります。
タイムカードとシフトの打刻が、日ごとにひと目で確認できるので、シフトとスタッフの勤怠管理が簡単にできます。
引用: http://www.maido-system.net/run/timecard/images/reason5.png
シフトの確認や提出は、スマホからも可能です。全スタッフが1つのカレンダーを共有するイメージで、操作も簡単にできます。スタッフは、スマホから希望出勤を入力します。店長やマネージャーはそれをもとにシフトを作るので、『手書きのメモを紛失した』『書いてある文字が読みにくい』などの問題はなくなります。
さらに、シフトを作れば予算人件費が自動的に計算されるので、売上に合わせたシフト調整が簡単にできます。
引用: http://www.maido-system.net/run/timecard/images/reason1.png
打刻データがそのまま連動し、給料が自動的に計算されます。そのため、これまで2日間かかっていた60人分の給料計算がたったの2時間で終了します。コストと手間を省く方法で、生産性も高めることができます。
発行ボタンをクリックするだけで、各スタッフの『マイページ』に給料明細が発行されるので、印刷や手渡しは不要です。
引用: http://www.maido-system.net/run/timecard/images/reason2.png
備品・事務作業・不正打刻などにより、知らず知らずのうちにかかっている費用をMAIDO SYSTEMなら削減することができます。他の方法と比べて年間15万円以上のコスト削減の効果があります。
引用: https://i.gzn.jp/img/2011/04/06/tyakkari_kintakun/top.png
勤怠管理の効率化に威力を発揮するのが、勤怠管理ツール『ちゃっかり勤太くん』です。『ちゃっかり勤太くん』は、静脈認証やFelicaカード認証で出退勤を確認するため、タイムカードが不要になり、さらに今使っている給与計算ソフトのフォーマットに合わせた形でデータを出力できるので、余計なデータ転記作業や集計作業も不要となり、事務作業の手間を大幅に省くことができます。
引用: https://i.gzn.jp/img/2011/04/06/tyakkari_kintakun/P1270450.jpg
これがちゃっかり勤太くんに連動する指静脈認証システムです。写真は専用パソコンとセットで使っていますが、もちろん今あるパソコンに認証機器を繋いで使用することも可能です。読み取り装置はコンパクトサイズなので、場所をとりません。
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【コツ1】タッチパネルPCのパネルから『出勤』をタッチします。
【コツ2】指を置いて指静脈を認証します。指静脈認証は、指紋認証より読み取りエラーが少なく、正確な認証ができます。タイムカードでありがちな、なりすましの打刻などを防げる上にタイムカードを毎月発行する手間もかかりません。
【コツ3】認証されると画面左下の『出退勤者リスト』に名前が表示されます。退勤時や休憩の出入りの際は、右上の『出勤』・『退勤』・『休憩入』・『休憩戻』の中から対応するボタンを押して認証を行うと、そのステータスで記録が可能です。
引用: https://i.gzn.jp/img/2011/04/06/tyakkari_kintakun/104.png
出退勤の確認を忘れてしまった場合、『打ち忘れ修正』機能を使えば打刻漏れになっている社員を一覧で表示できます。ここで必要に応じて修正しておけば、締め日後の作業負荷を削減できます。
引用: https://i.gzn.jp/img/2011/04/06/tyakkari_kintakun/202.png
【経費申請のコツ】これは、経費精算についての申請画面です。社員はイントラネットからこの画面にアクセスして、経費申請を行うことができます。
引用: https://encrypted-tbn3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcRFLvHfG8NT0A_JllAqXaaADV8VyxJDA9Ky4hu_Jnl6wE0md-J4a0Lby8jHtQ
いかがでしたか?タイムカードやタイムコードを使用しなくても、サイトを使って自動計算したり、excelを使ったり、様々なツールがあるので便利で助かりますよね。
多くの企業はタイムカードを使用していますが、特に使用してはいけない!というルールはありません。タイムカードを使用すると、課題が多く出てくるので、なるべくコスト削減や不正打刻がなくなるためにも、今回ご紹介したツールを使ってみましょう。
サムネイル画像は下記より引用しました。
出典: https://encrypted-tbn3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQSyh62uuZnWZ43Ae36CozDN4HYGb-BBtTZ_OFti7OmjiTKBh8wge932LxYsw