FAXの送付状を手書きする方法は？
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FAXの送付状はいつも、決められてたフォーマットを使っていてそれほど気にしていない人も多いでしょう。しかし、ある日突然そのフォーマットがなくなった時どうするか考えたことはあるでしょうか。今回は、フォーマットがなくてもサッと手書きすることができるための例文を紹介します。
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普段は手書きでなくパソコンで書類を作成するのが基本という考えは、間違いではありません。しかし、どうしても手元にパソコンが無い場合は手書きで書類作成しFAXするということになります。その時に備えて、手書きの書き方も把握しておきたいものです。
FAXの送付状を手書きする場合：個人用
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このような感じであれば問題ないでしょう。また、マナーとして、個人から個人の場合の送付状の場合は時候の言葉や頭語なども記載するといいでしょう。一番無難な例文として、「皆様におかれましてはますますご健勝のことと心よりお慶び申し上げます」といったようなものがあります。
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いつもやりとりをしている相手であれば、そこまでかしこまる必要はありません。ただし、ただの連絡ではなくビジネス向けのやりとりの場合はマナーとして時候の言葉などを取り入れた方が印象は良いでしょう。
FAXの送付状を手書きする場合：会社用
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シンプルなものでいくと、こんな感じがおすすめです。このスタイルであれば個人から会社に送る書類としても十分だと言えます。手書きの場合でも、これくらいしっかり項目を盛り込めば不備もありません。挨拶文にFAXの送信内容、そして注意事項もしっかりと盛り込まれています。
基本的なことですが送付先を左上に書いて、差出人は下に書くということをまずは知っておきましょう。そして、拝啓や敬具という言葉もクライアントにたいしてきちんと入れることで誠実さも伝わります。
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上の例文のように、時候や頭語も入れるのはもちろんですが、注意事項も丁寧に書き上げると相手に失礼はありません。また、このフォーマット一式が頭の中に入っていれば外出先でコンビニからのFAXも問題なく対応できます。書類の書き方の基本として覚えておくといいでしょう。
FAXの送付状に共通するポイントは？
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ここからは、個人用でも会社用でもあるいは個人から会社への書類のやりとりでも共通するポイントを紹介します。どんなFAXのやりとりのシーンでも活用できる知識なので、しっかりと身に着けておきましょう。
FAXの送付状に共通するポイント①：ページ番号を記載する
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FAX送付状と送る書類のどこかに必ず、番号を記載しましょう。例えば、右下の部分に送付状を含めて5枚書類をFAXで流すとします。その場合は、5-1と送付状の右下に書きその他の書類にも同じ部分に5-2、5-3といった要領で番号を振っていきます。そうすることで、FAXが受信先で紛れてしまっても順序良く先方も確認しやすくなります。
FAXの送付状に共通するポイント②：複数のクライアントでやりとりする時は様などは必要に応じて消す
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会社から会社はもちろんですが、個人から会社でもFAXのマナーは守りましょう。例えば、A社からB社、B社からC社というやり取りを同じFAXの書類で行うとします。その場合は、A社からB社に送られた送付状を含めた書類にB社の担当者の名前に様が付いている場合は様を削除しましょう。
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そうすれば、C社に同じ書類をFAXする時もC社も気持ちよく作業を進めることができます。もちろん、個人から会社宛てにFAXを送信する時も同じことが言えます。返信用封筒に対するマナーと同じ感覚で行うと相手に失礼なく対応することができます。
個人用、会社用どちらも送付状の手書きの方法は把握しておこう
いかがでしたでしょうか？FAXを手書きする機会がなかなか無い人も多いでしょう。しかし、クライアントの都合によってはメールよりもFAXでのやりとりをしたいという人もいます。そんな時に、個人の場合も会社の場合も共通するポイントをしっかりと把握しておけば便利です。また、例文についても時候の挨拶くらいはいくつか知っておくといいでしょう。
