FAXの使い方をマスターしよう！
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FAXをあまり使ったことがない人は、基本的な使い方をマスターしましょう。送信や受信をする上で、知っておくと便利なポイントをピックアップしながら紹介します。
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FAXはプライベートで使う人は少なくなりましたが、会社で使う機会もまだまだあります。会社でFAXを使う時にスムーズに使えるようになるには、基本的な操作を知っておきましょう。そうすれば、操作を上司に教えてもらう手間も省くことができます。
FAXの使い方①：電源を入れて原稿をセットする
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まずは送信方法からです。まず、FAXを送信する方法には2つあります。一つは、コピーをする時によく開く蓋の部分に書類を置く方法です。この場合は原稿はコピー機を使う時と一緒の要領で送りたい部分を下に向けます。向きは縦でも横でもとちらでも問題ありません。裏表だけは間違わないようにしましょう。
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次にコピー機で言うと上の部分の自動送り機能を利用しての、FAXの送信方法です。こちらは、送りたい原稿部分を上にしておきます。あやふやな人は、いざ会社でFAXを使うとなった時に送りたい部分を裏にしてしまう可能性もあります。間違わないように注意しましょう。また、設置する向きは大抵、縦が多いです。
FAXの使い方②：サイズや原稿の濃さを調節
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原稿の設置が終わったら今度は、FAXを送る上での紙設定を進めます。原稿が読み取りにくそうな場合は、濃いめまたは薄めで原稿の状態を見ながら決めましょう。そして、設定する用紙のサイズを選択します。この時に、原稿の向きや裏表の設定が気になる場合は再確認しておきましょう。
FAXの使い方③：FAX番号を入力
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送信先のFAX番号を設定します。よくある会社との取引で起こるミスとして、電話番号を誤って入力して送信するというものです。中には電話番号とFAX番号が同じの所もありますが大半が別です。相手に失礼が無いようにしっかりとチェックしましょう。
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FAX番号が間違っていないかは、やりとりしたメールがあればその署名を確認してみましょう。また、相手から事前に指定を受けているFAX番号があれば、そちらに送るようにしましょう。書類の裏表や向きもミスをしないようにするのも大切ですが、FAX番号のミスも絶対しないようにしましょう。一番大切なことろです。
FAXの使い方④：スタートボタンを押す
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最後に、全て書類の裏表や向き、FAX番号の確認が終わればいよいよスタートボタンを押します。そうすれば、自動的に相手にFAXを送信することができます。送信した後の原稿は、しばらくは手元で保管しておくといいでしょう。もし、届いていないと言われた時は今回紹介したステップと同じことを、もう一度行いましょう。
上手く受信できない時は紙詰まりもチェックしよう
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先方からFAXを送ったと連絡を受けても、受信できない場合は紙詰まりを疑ってみましょう。紙詰まりが原因で上手く受信できないケースは多いです。トレー部分を開けてみて、紙が詰まっているようであれば取り除きましょう。
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また、トナー切れが原因で受信できないケースもあります。これらのトラブルによって受信が上手くできないようになってしまうと、慣れない場合は原因を見つけるのに時間がかかります。急いでいる時は、上司に解決方法を教えてもらうなどして早急な対応を心がけましょう。
原稿をセットする時は裏表や向きを間違えないようにしよう
いかがでしたでしょうか？今回はFAXの使い方について紹介しました。ミスが起きがちな原稿の裏表や向きのセットミスは避けたいものです。また、上手く受信できない時は一人で追及せずにまわりに助けを求めた方が慣れないうちはいいでしょう。原稿の裏表や向きのセットミスで上手く送信できないという初歩的なミスは絶対しないように努めましょう。
