FAXって何？
FAXって何？と思われる若い人も中にはいるかもしれません。そもそもFAXは文書を送付する機械のことで、仕事で使用する書類などをクライアントなどに直接送付することができます。ファイルの送信とは異なり、現物の書類を送付するので、FAXを送るときには、それに見合ったビジネスマナーが必要となります。
ビジネスでFAXを送るときには、併せて送付状を送るのがマナー
このようなFAXですが、ビジネスの現場で実際に使用するときには、書類と一緒に送付状を送るのがマナーとなっています。送付状とは、文書をFAXで送る際に、書類に記載されている用件や枚数などを書いた書面のことです。送付状が一緒に送信されていないと、相手側としては、何についての文書がどれぐらい届いているのか理解できません。続けざまにFAXが届いた場合には、どれがどれだか整理することが難しくなります。そのため、ビジネスでFAXを利用するときには、送付状を合わせて送ることがマナーとなるので忘れないようにしましょう。
FAXのマナー「送付状」の役割を詳しく解説
ビジネスでFAXを利用するときに必須な送付状ですが、ここではFAX送付状の役割を詳しく解説していきます。これを参考にして、慣れないFAXも正確に対処できるようになりましょう。
FAX送付状の役割とは？
FAX送付状の役割は「通知手段」と「連絡手段」の2つに分かれます。「通知手段」としては、FAXの送り主と送り先を知らせることで、誰から誰への文書なのか知らせることができます。また、用件や内容などを記すことで、相手側がすぐにFAXの内容を理解することができます。送信枚数や送信日を記載していれば、相手側が文書の整理がしやすくなります。
「連絡手段」としての役割は、送付状に補足説明を書くことによって、本紙に書かれていないような内容を補足することができます。また、受け手が送付状内容と送られてきた文書を確認することで、操作ミスや送り相手などを見つけることができます。
FAXを送信するときのその他のマナーについて
ビジネスでFAXを送信するときには送付状を送ることが必須ですが、このほかにも守るべきマナーがあります。手書きでの文書や送る時間帯、返信などについてもそれに応じたマナーがありますので、併せてご確認ください。
FAXのマナー① 文書の手書きはOK？
基本的にFAXで送付する文書はパソコンで作成するのがマナーとなっています。手書きの場合、送った時に文書の内容や文字が不鮮明になっている可能性もありますので、できるだけ手書きは避けましょう。ただし、フォーマットに簡単な内容を記入する文書や、補足説明を簡単に記載するときには手書きでも構いません。
FAXのマナー② FAXを送る時間帯は？
FAXは基本的に相手に送られてから、すぐに相手が確認しなければ意味がありません。そのため、FAXを送る時間帯については、相手がFAXに対応できる時間帯を選びましょう。そのためには、FAXを送る前に電話で確認を取る必要があります。
FAXのマナー③ 返信するときのマナー
送られてきたFAXに返信をするときにも、マナーがあります。例えば、自分の氏名に「様」がついていたら二重線で消したり、宛先には「様」をつけるなどです。また、返信であることがしっかりわかるように、書類の最上部に「返信」と記載するなどが必要です。
まとめ
世代によっては全然使う機会がないFAXですが、ビジネスの現場ではまだまだ使われることがあります。そういった場面になったときでも慌てずに、正しいマナーで対応できるように、FAXのマナーを今一度確認しておくといいでしょう。
