FAXの書き方でその人のマナーが分かる
FAXの書き方で、その人のマナーが分かってしまうと言っても過言ではありません。
会社へFAXを送る場合は、その人だけではなく、その会社までもマナーがないと認識されてしまう恐れがあります。
自分自身が恥をかいてしまわないように、また会社へ迷惑をかけないためにも、FAXであっても慎重に文章を作成して読みやすい、読んでもらいやすいFAXを作成することが大切です。
個人に送るFAXの書き方の基本マナー
個人に送るFAXでも、書き方にはしっかりとしたマナーがあります。
個人だから簡単なFAXで良いと言うわけではなく、相手に伝えると言う目的を見失わないように記載することが重要です。
まず、親しい間でもあっても題名は必ず記載するように心がけましょう。
題名はそのFAX内容の全てを加味している内容とし、一目でどのようなFAXなのかが分かるようにしておきましょう。
また、FAXであっても手紙を送るように、時候の挨拶と頭語は記載することをおすすめします。
時候の挨拶と頭語が必要ないような、頻繁に送る間柄である場合でも、いつもお世話になっておりますなどの文言は付けることがマナーです。
また、個人の相手へFAXを送る場合には、相手がFAXに慣れていないことも想定できますので、FAX後に電話でFAXを送った旨を伝えることも大切です。
会社に送るFAXの書き方の基本マナー
引用: https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQ3g0_X9dkb64SAudmX_EXLxg96Ze29syOPmBkVnwZM3Y5siQUEpQ
会社へFAXを送るときには、必ず相手先の会社名と氏名を記載するようにしましょう。
氏名だけを記載してFAXを送ることは、親しい会社であっても失礼に当たりますでの注意しましょう。
また、役職なども忘れずに記載しておきましょう。
文頭は拝啓で始まり、敬具で締めるのが一般的なマナーです。
FAXでも手紙と同じ感覚で、失礼のないように内容を考慮する必要があります。
また、FAXに添付している書類については、必ずどのような内容の書類なのか、そして送った書類の枚数は何枚あるのかも記載しておきましょう。
FAX送付状と合わせて、合計で何枚FAXを送ったのかを記載することもマナーであり、トラブルを未然に回避させることができるポイントです。
FAXの書き方全般の基本マナー
FAXの書き方全般の基本的なマナーを抑えておけば、個人でも会社でもトラブルを回避させることができます。
まず、必ずFAX送付状は添付しましょう。
伝えたいメインの書類に直接記載するのではなく、FAX送付状は別に設けて送ることがマナーです。
また、送付年月日や自分自身が所属している会社や部署名、個人名は当たり前のように記載しておくことがマナーでありトラブル回避のポイントです。
また、必要であればFAXを受信したことの返答が必要かどうかと言うことも記載しておきましょう。
返答をしてもらうときにも、そうでないときでも、自分自身の電話番号やFAX番号はFAX送付状に記載しておくべきです。
FAXの書き方で相手を引き付ける方法
引用: https://d2jpzphjpce52c.cloudfront.net/system/production/image/image/000/048/122/48122/wysiwyg_7b51b866556e739ce40d.jpg
FAXであっても、しっかりと常識あるマナーは守らなければなりません。
相手にFAXを読んでもらうためには、マナーを守った書き方を行うことが大前提になります。
また、流れを考えてFAX送付状を組み立てることで、より相手を引き付けることができ読んでもらいやすくなります。
FAXの題名から始まり、どのようなFAX内容かの文章を記載して、最後に実際に送った書類の内容や書類枚数などを記載しておけば、流れとしてとても読みやすい相手を引き付けるFAXにさせることができます。
どこを見ても文字だらけのFAXは、もともと画質が悪い特性上、相手は読む気にならないかもしれません。
たかがFAXと考えるのではなく、相手に伝えると言うことを意識して作成しましょう。
引用: https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcRJVlrBn8ANfARaRf9_3HEWeBNbjhHK893FI1g7lQf61WrpiyO-
